7 Tipps fürs Remote Meeting

So werden Webkonferenzen effizienter und persönlicher

Im Zuge der Corona-Pandemie hat sich die Arbeit im Homeoffice flächendeckend durchgesetzt, viele persönliche Termine entfallen. Spätestens jetzt sind Webkonferenzen sicher auch bei Ihnen an der Tagesordnung. Aber wie viele davon sind überhaupt effektiv? Wir haben einige praxiserprobte Tipps für Sie zusammengetragen, mit denen Ihre Meetings besser laufen.

Die Corona-Bestimmungen werden gelockert und nach und nach kehren die Mitarbeiter aus dem Homeoffice wieder in die Büros zurück. Bis jedoch wieder alles beim Alten ist und auch Kundentermine problemlos möglich sind, wird es noch dauern. Mindestens bis dahin – und vermutlich auch darüber hinaus – werden Videokonferenzen zu unserem Alltag gehören. Worauf sollten Sie dabei achten?

Hier sind unsere sieben Tipps für erfolgreiche Online-Meetings:

1. Locker starten

Planen Sie ein paar Minuten mehr Zeit ein, bevor Sie mit dem inhaltlich relevanten Teil des Meetings starten. So kann jeder sicherstellen, dass die Technik läuft, und Nachzügler verpassen nichts. Beginnen Sie dann am besten mit einer lockeren Konversation, um das Eis zu brechen. Gerade, wenn Sie sich nicht direkt gegenübersitzen, ist Small Talk wichtiger denn je.

2. Kamera einstellen

Um Stimmungen zu erkennen und Reaktionen einzuschätzen, sind Mimik und Gestik entscheidend. Machen Sie den Anfang und schalten Sie wenn möglich Ihre Kamera an – achten Sie dabei darauf, dass sie richtig eingestellt und fokussiert ist. So ist das Meeting persönlicher und weniger anonym. Außerdem können Sie dann sehen, ob die anderen Teilnehmer gerade konzentriert zuhören oder abgelenkt sind.

3. Struktur schaffen

Um den Kern des Meetings nicht aus den Augen zu verlieren ist es wichtig, die Besprechung zu strukturieren – das gilt für die Webkonferenz genauso wie für das Onsite-Meeting. Legen Sie im Vorhinein fest, welche Ziele Sie erreichen wollen und halten Sie diese schriftlich fest. Benennen Sie außerdem einen Moderator, der das Gespräch lenkt und eingreift, falls die Diskussion vom eigentlichen Thema abdriftet. Besonders in Remote Meetings ist das essenziell: Einige Kollegen haben sich vielleicht lange nicht mehr gesehen und möchten sich austauschen – das ist in Maßen auch zu unterstützen, darf eben nur nicht Überhand nehmen.

4. Ausreden lassen

Klingt banal, ist es aber allein schon aus technischen Gründen nicht: Lassen Sie sich gegenseitig aussprechen. Wenn Sie gleichzeitig reden, kann der Ton des Gegenübers verschluckt werden. So gehen wichtige Informationen oder Anregungen verloren, die Sie in einem realen Meeting noch wahrnehmen würden.

5. Meeting dokumentieren

Auch in Videokonferenzen hilft es, den Verlauf des Meetings zu dokumentieren, um den Überblick zu behalten. Notieren Sie am besten live, worüber gesprochen wird und welche Vereinbarungen getroffen werden. Microsoft Teams hat dazu das Notiztool OneNote gleich integriert, in dem Teilnehmer ihre Anmerkungen kollaborativ ergänzen können. Diese werden dann direkt im Termin gespeichert und stehen jedem zur Verfügung. Alternativ können Sie natürlich auch andere Tools verwenden und die Notizen im Anschluss an das Gespräch jedem zusenden.

6. Rückfragen stellen

Fragen Sie zwischendurch und am Ende der Besprechung, ob alles verstanden wurde und ob die vorab gesetzten Ziele aus Sicht der Teilnehmer erreicht wurden. Die meisten Collaboration-Tools verfügen über eine Chat-Funktion, die sich dafür hervorragend eignet. Besonders hilfreich ist das, um „stille“ Zustimmung zu äußern, beispielsweise durch ein „Daumen hoch”. Machen Sie von den Rückmeldungen am besten einen Screenshot, um sie auch später nachvollziehen zu können.

7. To-Dos festhalten

Erstellen Sie im Meeting oder kurz danach eine Liste mit den nächsten geplanten Schritten und zu erledigenden Aufgaben. Dafür können Sie ein anderes Tool nutzen (wie z. B. den Planner in Microsoft Teams) oder Sie schreiben die To-Dos direkt mit in das Protokoll. Leiten Sie dann das Dokument an alle Beteiligten weiter – so weiß jeder genau, was er zu tun hat und es entsteht kein Leerlauf.

Wie Sie sicherlich bemerkt haben, sind einige dieser Tipps auch auf Onsite-Meetings anwendbar. Übertragen Sie also gerne Ihre Learnings aus digitalen Meetings auf persönliche Besprechungen – das kommt der Effektivität Ihrer Treffen zugute.

Persönliche Treffen ersetzbar?

Anfangs war die Umstellung für einen großen Teil der arbeitenden Bevölkerung eine Herausforderung. Nach einer gewissen Eingewöhnungszeit merken jetzt aber viele, dass sie sogar an Effizienz gewinnen. Trotzdem: Sobald es wieder möglich ist, sollten Sie zumindest einige Meetings auch wieder persönlich abhalten. Schließlich ersetzt nichts das gemeinsame Mittagessen mit den Kollegen. Auch mit den Kunden entsteht eine andere Gesprächstiefe, wenn man sich persönlich gegenübersitzt. Auf ein bisschen persönliche Kommunikation kann eben doch niemand von uns verzichten – und das ist auch gut so.

Titelbild: © sanjeri/iStock