Agil entwickeln, klassisch ausrollen

Warum Entwicklungsprojekte scheitern – oder gelingen. Teil 2/2.

Im letzten Blogbeitrag haben wir gesehen, dass Scrum allein nicht zum Erfolg führt. Denn zu oft wird dabei der Mensch vergessen – und die mühevoll eingeführte Software in der Praxis nicht akzeptiert. Methoden aus dem Projekt- und Changemanagement können helfen.

Der Projektverlauf lässt sich in sechs Phasen gliedern. Jede Phase bedarf spezieller Methoden und Lösungswege.

In sechs Schritten zur erfolgreichen, unternehmensweit akzeptierten Implementierung.

1.      Scoping

  • Klar und deutlich. Definieren Sie Projektumfang und -aufgaben klar und deutlich anhand präziser, konkreter Formulierungen. Halten Sie neben Zielen auch fest, was NICHT zum Auftrag gehört.
  • Alle ins Boot holen. Stimmen Sie das Dokument mit allen relevanten Stakeholdern ab.
  • Transparenz von Anfang an. Kommunizieren Sie Scope und Ziele, wann immer sich die Gelegenheit bietet. Beispielsweise indem Sie jeden Workshop zum Thema mit einer entsprechenden Folie einleiten.

2.      Design

  • Sind alle Nutzergruppen vertreten? Beziehen Sie eine repräsentative Auswahl an Anwendern in die Designphase ein – auch aus anderen Standorten und Regionen. Key-User allein reichen nicht aus!
  • Lieber ein Workshop zu viel als einer zu wenig. Bei den Treffen werden nicht nur die Softwareanforderungen erarbeitet, sondern auch die Bedeutung und die Ziele des Projekts vermittelt.
  • Problemorientierte Mitarbeiter abholen. Integrieren sie bewusst auch Anwender, die dem Projekt kritisch gegenüberstehen. Natürlich kostet das Zeit und Nerven. Aber nur so kommen Sie Einwänden zuvor, mit denen Sie ohnehin konfrontiert werden – spätestens beim Rollout. Zu diesem frühen Zeitpunkt können Sie noch aktiv reagieren.
  • Denken sie an den Betriebsrat. Sehen sie ihn aber nicht als Hindernis, sondern als Chance, für mehr Akzeptanz zu werben.

3.      Sprints

  • Schritt für Schritt. In regelmäßigen Sprint-Reviews gleichen Sie die gelieferten (Teil-)Entwicklungen mit der Erwartungshaltung der Anwender ab. Laden Sie dazu neben Key-Usern weitere Anwender ein.
  • Dokumentieren sie die Review-Session. Wir haben gute Erfahrungen mit Websessions gemacht. Stakeholder weltweit konnten den Review als Stream oder aufgezeichnetes Video anschauen – das ist deutlich effektiver, als im Anschluss ein Folienset zu versenden.
  • Machen, nicht nur reden. Testen Sie die gelieferte Funktion direkt nach dem Sprint-Review mit einer definierten Testgruppe. Beim Ausprobieren werden Fehler, Designmängel und konzeptionelle Schwächen offenbar, die im Meeting verborgen bleiben.

4.      Testing

  • Die Summe ist mehr als ihre Teile. Die Einzelentwicklungen ermöglichen es, einen kompletten Prozess zu testen? Dann tun sie es – erneut mit mehreren Anwendern. Was in den Einzeltests funktioniert, muss nicht automatisch auch im kompletten Prozess funktionieren.
  • Betriebsblindheit vorbeugen. Für die abschließenden Integrations- und Akzeptanztests ziehen Sie Anwender hinzu, die an den vorigen Tests nicht beteiligt waren. Denn wer von Anfang an dabei war, urteilt nicht mehr objektiv.

5.      Go-live

  • Mitarbeiter fit machen. Nutzen Sie für Trainings vor und nach dem Rollout alle verfügbaren Medien. Neben dem obligatorischen Handbuch beispielsweise auch kurze Tutorial-Videos. Diese müssen nicht aufwendig produziert werden. Im Gegenteil: Es fördert die Akzeptanz, wenn Mitarbeiter zu Mitarbeitern sprechen.
  • Zentrale Anlaufstelle. Bündeln Sie alle Hilfsmittel an einem Ort, beispielweise im Intranet – inklusive Trainingsmaterialien, FAQs, Tutorials, Websessions, News usw. Bewerben Sie dieses Archiv während des gesamten Projekts. Ein Link gehört auf jedes veröffentlichte Material.
  • Global denken. Berücksichtigen Sie für die Trainings die Zeitzonen anderer Standorte. Komfortable Zeiten auch für internationale Anwender erhöhen die Akzeptanz.

6.      Hypercare 

  • Hilfestellung vorbereiten. Richten Sie frühzeitig einen leicht zugänglichen Supportkanal ein.
  • Support ausreichend besetzen. Unterstützen Sie Anwender vor allem auch nach dem Go-live schnell und effektiv.
  • Durchgängige Transparenz sicherstellen. Kommunizieren Sie auftretende Probleme auch während und nach dem Go-live transparent und offen. Totschweigen kann Mitarbeiter frustrieren.
  • Aktiv kommunizieren. Gehen Sie auf Mitarbeiter zu und holen Sie sich Feedback ein. Sonst kann es passieren, dass Skeptiker die allgemeine Einschätzung des Projekts bestimmen.

Change-Management

Kommunikation ist weder Ballast noch Kostentreiber. Im Gegenteil: Hier entscheidet sich der Projekterfolg. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter von Beginn an regelmäßig über das Projekt, die Ziele, die erreichten Fortschritte. Je mehr Transparenz, desto einfacher der Rollout.

In der Praxis haben sich neben regelmäßigen Newslettern auch kurze Info-Websessions bewährt – für alle potenziell betroffenen Anwender. Außerdem kann das Projektteam die Vorgehensweise und Ziele in Meetings auch persönlich vorstellen. Zusätzlich können auffällige „Fact Sheets“ an prägnanten Orten in allen Standorten wichtige Informationen zum Projekt verbreiten.

„Die Kommunikation entscheidet über den Projekterfolg.“

Fazit

Agile Methoden haben Entwicklungsprojekte deutlich vereinfacht. Mit der fertigen Software ist aber das Gesamtprojekt noch lange kein Erfolg. Sondern erst dann, wenn die Anwender die neue Software akzeptieren und wertschätzen.

Dabei helfen agile Methoden nur bedingt weiter. Klassische Projektmethoden bieten immer noch sinnvolle und richtige Konzepte – man muss sie nur konsequent anwenden.

Dieser Artikel ist der zweite und letzte Teil einer Reihe. Sie haben den ersten verpasst?

Titelbild: © Iconic Bestiary/shutterstock