Beratung statt Berater

IT-Projektmanagement als Managed Service

Die Kosten für externes IT-Projektmanagement sind nur schwer steuerbar. Regelmäßig treten in Projekten unvorhergesehene Probleme auf. Dabei ist Transparenz bei Leistungen und Kosten möglich – wenn Beratung statt Beratern eingekauft wird.

Stellen Sie sich vor, in Ihrem Unternehmen steht ein größeres SAP-Projekt an, Sie haben dafür aber nicht genügend qualifizierte Mitarbeiter mit Projektmanagement- und Umsetzungserfahrung in Ihrer IT-Abteilung. Sie wenden sich also an ein Consulting-Unternehmen und kaufen externe Projektmanagement-Expertise ein. Diese erhalten Sie typischerweise in Person eines oder mehrerer Berater. Er wird Ihnen für die Realisation des gesamten Projekts überlassen. Dann kommt es zu Schwierigkeiten. Der Berater muss einen Monat länger an Ihrem Projekt arbeiten – und Sie einen Monat mehr bezahlen. Wenig später stoßen Sie auf weitere Probleme, und wenn ihr Projektbudget bisher noch nicht gesprengt war, dann ist es das spätestens jetzt.

„Das Problem liegt nicht in der Komplexität der IT-Projekte. Es liegt daran, dass IT-Projekte zu grob betrachtet werden.“

– Thomas Henkel, Senior Consultant, SIRIUS Consulting & Training AG

Ein neuer Ansatz: Projektmanagement als Managed Service

Warum es bei Beratungsunternehmen bisher üblich ist, Projektmanagement- und PMO-Aufgaben nach „time and material“ abzurechnen und nicht mit einem Festpreis für die angebotenen Leistungen? Ganz einfach: Kaum ein IT-Projekt lässt sich in eine vordefinierte Aufwandskategorie zwängen und mit einem Preisschild versehen. Schließlich ist jedes Projekt anders, zu unvorhersehbar sind eventuelle Schwierigkeiten. Was bei einem SAP-Projekt in Firma X glatt läuft, kann in Ihrem Unternehmen zum Problem werden. Und damit steigen dann natürlich auch die zusätzlich benötigten Projektmanagement-Tätigkeiten signifikant an.

Das Ganze klingt soweit eigentlich einleuchtend – aber nur, wenn man in alten, eingefahrenen Spuren denkt. Denn dieses Modell fußt auf einem falschen Ansatz. Es liegt weniger an der Komplexität von IT-Projekten selbst, dass man den Projektmanagement-Aufwand für sie nicht nach groben Kategorien einschätzen kann. Natürlich läuft ein SAP-Projekt in Ihrem Unternehmen anders als in einem anderen. Das Problem liegt viel mehr bei der Grobheit der Planung von Projektmanagement-Aktivitäten. Und deswegen: weg damit.

 

Die Vorteile: messbare Ergebnisse und transparente Kosten

Was nun? Das Zauberwort heißt: etwas mehr Detailtiefe. Eine komplexe Serviceleistung wird überschau- und planbarer, wenn man sie in kleine Teilleistungen aufteilt. Das gilt auch für Projektmanagement-Tätigkeiten. Das bringt Vorteile für Kunden und Berater gleichermaßen:

  • Der Berater kann seinen Aufwand sicher kalkulieren – und dem Kunden guten Gewissens einen Festpreis für seine Leistung anbieten.
  • Der Kunde kann nicht nur mit einem Festpreis rechnen, sondern auch messbare Ergebnisse erwarten. Das bedeutet Transparenz in Leistung und Preis.
  • Außerdem kommen bei der detaillierten Planung der Services oftmals Punkte zur Sprache, die beim Beschluss des Projekts nicht in ausreichender Tiefe betrachtet wurden. Damit werden Probleme aus dem Weg geräumt, bevor sie entstehen.

„Um eine komplexe Serviceleistung wie Projektmanagement transparent zu machen, muss man sie in sinnvolle, klar beschriebene Teilleistungen aufteilen. Aber nicht einfach irgendwie. Das ist eine Kunst, die auf viel Erfahrung beruht.“

Ein Beispiel: Management der Testphase

Zurück zu Ihrem Unternehmen: Für Ihr SAP-Release-Upgrade-Projekt haben Sie sich externe Expertise für das Management der Testphase geholt. Diesmal hat Ihnen die Beratungsfirma nicht einen Mitarbeiter überlassen, der am Ende so viele Stunden abrechnet, wie er eben gebraucht hat. Stattdessen haben Sie sich gemeinsam die Mühe gemacht, die zu erbringenden Leistungen zu beschreiben, Arbeitsergebnisse zu definieren und messbare Abnahmekriterien zu vereinbaren. Ein etwas größerer anfänglicher Aufwand. Doch auf dieser Grundlage konnten Sie die Service-Leistung „Management der Testphase“ in mehrere sinnvolle Servicepakete unterteilen:

  • Test-Konzept
  • Test-Planung
  • Test-Reporting
  • Test-Vorbereitung
  • Test-Management

Diese Aufteilung ist nicht das Ergebnis reiner Willkür. Die Teilleistungen sind in ihrem Aufwand hinreichend sicher abschätzbar, die einzelnen Servicepakete für den Auftraggeber sinnvolle Projektbausteine. Und besser noch: Wenn Sie die einzelnen Projektmanagement-Services richtig „geschnitten“ und definiert haben, bringen Sie auch unvorhergesehene Projektverzögerungen oder Scope-Änderungen nicht mehr aus der Ruhe: Sie buchen dann einfach weitere neue oder neuerlich benötigte Pakete zu einem vorher bekannten und definierten Preis. Skalierung steht somit nichts mehr im Weg. Mehr Transparenz geht nicht!

Um IT-Management-Projekte so in einzelne Services segmentieren zu können, ist viel Erfahrung gefragt. Auch nimmt die Aufteilung in solche Pakete anfangs mehr Zeit in Anspruch, als sonst üblich. Aber diese Zeit ist mehr als gut investiert. Denn dadurch wissen Sie genau, was Sie in Bezug auf die Projektmanagement-Leistungen bekommen – und zu welchen Kosten. So lässt sich auch eine transparente Budgetplanung für die sonst als „T&M“-Leistung eingekauften Projektmanagement-Services realisieren. Hilfreich ist es an dieser Stelle natürlich, wenn Sie auf ein Beratungshaus mit entsprechender Expertise und vielleicht schon fertigen Best-Practice-Servicepaketen zurückgreifen können.

Titelbild: © ruigsantos/shutterstock