Changemanagement: Die 5 wichtigsten Erfolgsfaktoren

Wie Sie Menschen optimal in IT-Projekte einbinden

IT-Projekte bringen Veränderungen mit sich: Anwender müssen sich mit neuen Systemen, angepassten Prozessen und ungewohnten Arbeitsweisen vertraut machen. Ängste, Sorgen und Ablehnung können den Projekterfolg gefährden. Die Lösung: ein umfassendes Changemanagement, das die betroffenen Mitarbeiter frühzeitig einbezieht.

Oft misslingen IT-Projekte, weil der Fokus zu wenig auf den Menschen liegt. In meinen Projekten habe ich die Erfahrung gemacht, dass es nicht ausreicht, ausschließlich alle technischen Aspekte zu planen und umzusetzen. Denn geplante IT-Vorhaben bringen nur dann den gewünschten Erfolg, wenn die User den Mehrwert erkennen, sich abgeholt fühlen und die Neuerungen auch annehmen. Deshalb ist ein gut durchdachtes Changemanagement so wichtig. Projektmanager machen Betroffene von IT-Projekten damit von Anfang an zu Verbündeten: Sie führen die Endanwender durch den Veränderungsprozess, nehmen Ängste und schaffen Akzeptanz.

Diese fünf Faktoren machen das Changemanagement in Projekten erfolgreich:

1. Changemanagement bereits bei der Projektplanung berücksichtigen

Wie umfangreich und risikobehaftet sind die geplanten Veränderungen für das Unternehmen? Wie viele Teams sind davon betroffen? Und wie wird die Zielgruppe voraussichtlich auf das neue Projekt reagieren? Schon während Sie ein bestimmtes Vorhaben planen, sollten Sie dessen Changemanagement-Bedarf analysieren und in einem detaillierten Aktionsplan konkretisieren. Dadurch haben alle Beteiligten einen klaren Überblick über die erforderlichen Maßnahmen und die dafür benötigten Ressourcen.

2. Projektvision entwickeln und vermitteln

Menschen akzeptieren Wandel vor allem dann, wenn sie verstehen, warum Veränderungen erforderlich sind – und was die Neuerung für sie persönlich bedeutet. Daher sollten Sie eine konkrete Vision erarbeiten, mit der Sie ein positives Bild von der Zukunft zeichnen und die Projektziele überzeugend transportieren. Am besten veranschaulichen Sie das geplante Change-Projekt auch an konkreten Maßnahmen oder bestehenden Best Practices. So können die Betroffenen besser nachvollziehen, was auf sie zukommt und welche Vorteile das Vorhaben mit sich bringt. Machen Sie ebenso transparent, wie sich mögliche Nachteile für die Mitarbeitenden vermeiden oder reduzieren lassen.

3. Key-User als Inputgeber und Multiplikatoren einbinden

Menschen beeinflussen Veränderungen entscheidend: Sie können den Wandel vorantreiben, aber auch verzögern oder blockieren. Deshalb sollten Sie Ihre Zielgruppe analysieren und Schlüsselpersonen identifizieren, die Sie in das Change-Projekt von Anfang an als Inputgeber und Meinungsführer einbeziehen. Zum einen erhalten Sie von späteren Key-Usern wichtige Aussagen über Arbeitsprozesse und Anforderungen. Zum anderen reduziert sich der Widerstand, wenn sich die User aktiv einbringen und die Zukunft mitgestalten können.

4. Projektfortschritt und Meilensteine regelmäßig kommunizieren

Kommunikation ist das A und O im Projektmanagement – innerhalb des gesamten Projektteams wie auch mit den Usern. Informieren Sie die Betroffenen frühzeitig und regelmäßig über den aktuellen Projektstatus und die nächsten Schritte. So sorgen Sie dafür, dass die anstehenden Veränderungen allen im Bewusstsein bleiben – statt im Tagesgeschäft unterzugehen. Planen Sie zielgruppengerechte Kommunikationsmaßnahmen – etwa eine Seite im Intranet mit allen Informationen zum Nachlesen, FAQs und verschiedene Dialogformate.

5. Ein Changemanagement-Team etablieren

Changemanagement erfordert Zeit, Budget und Fachkompetenz. Es empfiehlt sich, ein festes Team aufzubauen, das die Veränderungsprozesse begleitet und projektspezifische Maßnahmen plant, steuert und evaluiert. Dabei sollte das Team regelmäßig Lessons Learned erfassen, dokumentieren und in den nachfolgenden Projektphasen berücksichtigen. Nur so lassen sich die Change-Aktivitäten kontinuierlich den aktuellen Erfordernissen anpassen und optimieren.

„IT-Projekte sind kein Selbstzweck, sondern sollen den Usern echten Mehrwert bringen. Denken Sie deshalb an die Menschen, die täglich mit der IT arbeiten, und holen Sie sie frühzeitig ins Boot.“

– Karola Pirkl, Senior-Projektmanagerin, SIRIUS

Der Umfang aller erforderlichen Changemanagement-Maßnahmen hängt natürlich vom jeweiligen Projekt und den damit verbundenen Veränderungen ab. Den Faktor Mensch sollten Sie jedoch unter keinen Umständen unterschätzen. Bedenken Sie unbedingt, dass sich Changemanagement nicht einfach nebenbei durchführen lässt, sondern gründlich geplant und zielführend umgesetzt werden muss. Doch der zusätzliche Aufwand lohnt sich und macht Ihre IT-Projekte effizienter und erfolgreicher.

Titelbild: © Ridofranz/iStock