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ChaRM: Revisionssicher dokumentiert

ChaRM: Revisionssicher dokumentiert

Service Management

Bischof + Klein ist ein führender Anbieter flexibler Verpackungen und technischer Folien aus Kunststoff in Europa.

Erforderliche Anpassungen in unserem SAP-System setzen wir in der Regel nach vereinbarten Freigabeprozessen um. Bislang verwendeten wir für das Change Request Management im SAP ein selbstentwickeltes Tool. Hier haben wir Transporte und Anforderungen dokumentiert. Wir haben auf einen klar definierten Workflow verzichtet – so blieb auch der Dokumentationsaufwand eher gering. Der fehlende Prozess führte zu Abstrichen in der Qualität, so wurden vereinzelt Eintragungen vergessen, waren unvollständig oder nicht einheitlich.

Wie könnten wir für eine zukunftsorientierte und zuverlässige Dokumentation sorgen? Eine Frage, die uns umtrieb – und die wir nun beantwortet haben.

Change Request Management mit SAP Solution Manager

SAP Solution Manager hatten wir bis dato nur für kleinere Monitoringaufgaben genutzt. In Zusammenarbeit mit SIRIUS haben wir uns für ein integriertes SAP-Tool entschlossen, welches unsere Anforderungen im SAP Change Management erfüllt.

„Das direkt in die SAP-Umgebung integrierte Änderungsmanagement macht uns die Arbeit produktiver – und sicherer.“

– Elisabeth Lüken, Anwendungsentwicklerin ERP-Landschaft, Bischof + Klein

Zunächst analysierten wir unsere bisherigen Prozesse – um einen transparenten, revisionssicheren Dokumentations-Workflow aufzubauen. Änderungen, die individuell programmiert werden müssen, werden heute wie bisher vom Fachbereich an die Fachbereichskoordinatoren weitergegeben, geprüft und im SAP Solution Manager erfasst. Neu ist: Das System holt automatisch die erforderlichen Freigaben ein, aktualisiert fortlaufend den Status und informiert die Beteiligten.

Wiederkehrende Anpassungen im Customizing können die Fachbereiche anhand einer White List ohne IT-Unterstützung eigenständig durchführen.

Revisionssichere, nachvollziehbare Dokumentation

Vor allem aber dokumentieren die Mitarbeiter nun alle Tasks – und es bleibt immer nachvollziehbar, wer wann welche Änderung beantragt oder genehmigt hat. Änderungen an Nicht-SAP-Systemen (beispielsweise WPS) können ebenfalls einfach und übersichtlich dokumentiert werden.

Inzwischen ist die neue Lösung aktiv und alle Ziele wurden erreicht. Dabei sind wir weiterhin flexibel, um Hot Fixes oder Notfalltransporte jederzeit umsetzen zu können.

Einführung unter Corona-Bedingungen

Von Anfang an war klar, dass alle Meetings rein virtuell stattfinden würden. Die wöchentlichen Websessions waren klar strukturiert und effektiv moderiert. Die gesamte Einrichtung, Demos und die abschließende Schulung der Anwender liefen reibungslos.

„SIRIUS ist hervorragend mit der rein ‚virtuellen‘ Projektsituation umgegangen. Die Steuerung hat uns sehr geholfen.“

– Elisabeth Lüken, Anwendungsentwicklerin ERP-Landschaft, Bischof + Klein

Titelbild: © fizkes/iStock

Elisabeth Lüken

Elisabeth Lüken Anwendungsentwicklerin ERP-Landschaft @ Bischof + Klein