Königsdisziplin jedes IT-Projekts

Cut-over-Management – Teil 1

Monatelang haben Sie den Go-live vorbereitet, jetzt geht‘s los – das kann einem die Schweißperlen auf die Stirn treiben. Gut, wenn Sie jetzt über ein verlässliches Cut-over-Management verfügen: Lernen Sie in unserer zweiteiligen Serie die fünf Erfolgsfaktoren kennen.

Der Cut-over, also der Übergang von der alten zur neuen Systemlandschaft, ist der kritische Höhepunkt in jedem IT-Migrationsprojekt. Hier kommt ans Licht, ob Sie wirklich jede technische und organisatorische Eventualität vorgedacht und jede Schnittstelle beachtet haben. Wenn an nur einer Stelle etwas hakt, kann sich der Go-live im schlimmsten Fall um Tage verzögern. Für das Unternehmen hat das empfindliche Folgen. Jede Stunde, in der die Systemlandschaft nicht verfügbar ist, bleibt das operative Geschäft blockiert. Schnell entstehen große finanzielle Schäden.

Vor allem bei Großkonzernen ist der Cut-over ein gewaltiger Kraftakt. Die Unternehmen verfügen häufig über global verteilte SAP-Systemlandschaften mit vielen hundert Schnittstellen und mehr als 10.000 Anwendern. Da kann ein Cut-over, selbst wenn er im 24-Stunden-Schichtbetrieb durchgeführt wird, leicht mehrere Tage dauern – und das unmittelbare Mitwirken mehrerer Hundert Personen aus IT und Fachbereichen sowie von externen Geschäftspartnern erfordern.

„Ein Cut-over erfordert eine generalstabsmäßige Planung. Bei Großunternehmen wächst der Cut-over-Plan mitunter auf 3.000 bis 4.000 Zeilen.“

– Ulrich Böhmer, Consulting Director

Eine extrem detaillierte Planung ist Pflicht: Alle Beteiligten müssen auf den Punkt verfügbar sein und jeden Handgriff genau kennen. Und natürlich muss alles möglichst schnell über die Bühne gehen, um die Downtime und damit die Produktionseinbußen im Rahmen zu halten.

Diese organisatorische Mammutaufgabe lässt sich nur lösen, wenn das Projektteam die fünf Elemente des Cut-overs aus dem Effeff kennt und zum richtigen Zeitpunkt jeder Handgriff sitzt.

Erfolgsfaktor 1: Den Cut-over extrem detailliert planen

Die Planung ist der wichtigste Teil eines Cut-overs. Sie lässt sich in zwei Phasen unterteilen: die Vorbereitungsphase und die heiße Phase.

Die Vorbereitungsphase umfasst (Überraschung!) alle vorbereitenden Aktivitäten zur Inbetriebnahme der neuen Systemlandschaft: produktive Systeme aufbauen, Stammdaten migrieren, Benutzer vorbereiten, Schnittstellen einrichten, Peripheriegeräte an die Systemlandschaft anschließen, bei Bedarf auch neue Endgeräte ausrollen und vieles mehr. Die jeweiligen Aktivitäten werden meist auf Tagesbasis geplant.

Sehr viel detaillierter gestaltet sich die heiße Phase – die letzten Tage und Stunden vor dem Go-live. Hier müssen alle Schritte minutengenau, mindestens aber im Viertelstundentakt erledigt werden. Entsprechend pedantisch sind die Planungen im Vorfeld: Ihr Team muss sämtliche Abhängigkeiten identifizieren und in den Cut-over-Plan aufnehmen. Ein Beispiel aus der Logistik: Hier sind die Warenbestandsdaten von den finanziellen Bewertungspreisen abhängig. Vor den Bestands- sind also die relevanten Finanzdaten zu migrieren. Selbst bei diesem einfachen Beispiel steckt der Teufel im Detail. Gleiches gilt für die Inbetriebnahme von Systemschnittstellen. Hier sind in der Regel viele detaillierte Schritte nötig und verschiedene Personen in den Ablauf einzubinden.

Mit iterativer Planung zum erfolgreichen Cut-over

Um alle Abhängigkeiten sicher zu identifizieren, empfiehlt sich eine iterative Planung: In gemeinsamen Planungsworkshops erarbeiten die Projektteams aller involvierten Bereiche, was von wem wann zu erledigen ist. Diese Workshops sollte ein erfahrener Cut-over-Experte moderieren, damit auch wirklich alle Abhängigkeiten ans Licht kommen. Im Verlauf von drei bis vier Wochen entsteht so schrittweise eine – hoffentlich – vollständige Liste aller Abhängigkeiten in immer höherem Detailgrad. Oft wachsen dabei die Cut-over-Pläne der „heißen Phase“ auf 3.000 bis 4.000 (!) Zeilen.

In der Planungsphase muss Ihr Team außerdem die erwartete Downtime zum Go-live möglichst exakt einschätzen und mit dem operativen Betrieb abstimmen. Können die Kollegen in dieser Zeit auf die betroffenen Systeme verzichten? Lässt sich die Produktion für einige Stunden stoppen? Wenn nicht, brauchen Sie Alternativszenarien, wie das Geschäft ohne System weiterlaufen kann. Kritisch ist das beispielsweise bei Chemie- oder Automobilunternehmen, denn die können nicht einfach ihre Produktion anhalten. Hier müssen Sie im Vorfeld dafür sorgen, dass zur heißen Go-live-Phase die operativen Geschäftseinheiten auf den notwendigen Systemausfall ideal vorbereitet sind.

Risiken des Cut-overs vorab einplanen

Ein Cut-over darf einfach nicht fehlschlagen. Wenn Sie ein erfahrenes Projektteam haben, das sich voll reinhängt, wird das auch in der Regel nicht passieren. Trotzdem braucht es für den Fall der Fälle ein tragfähiges Fallback-Konzept – ein wichtiges Thema, das selbst viele Experten leider stiefmütterlich behandeln. Generell gilt natürlich: Wenn die Migration nicht klappt, machen wir eben mit dem alten System weiter.

Aber das wirft Fragen auf, die Sie am besten im Vorfeld beantworten: Sie haben vermutlich einige Schnittstellen und Daten verändert. Können Sie unter diesen Vorzeichen das alte System schnell wieder vollständig herstellen? Wann könnten Sie den nächsten Migrationsversuch starten? Trommeln Sie Ihr Team zusammen, fühlen Sie den Risiken auf den Zahn und entwickeln Sie einen Notplan. Dann können Sie dem Cut-over sicher entspannter entgegensehen.

Was für einen erfolgreichen Cut-over sonst noch wichtig ist, erfahren Sie im nächsten Teil unserer Serie.

Titelbild: © serikbaib/iStock