Jetzt kommt die Krönung

Cut-over-Management – Teil 2

Der Cut-over ist der spannendste Moment jedes IT-Projekts. Im vorhergehenden Beitrag haben Sie erfahren, worauf es bei der Planung ankommt. Welche Faktoren gibt es beim Umschalten auf die Produktivsysteme noch zu beachten?

Hier geht’s zu Teil 1 der zweiteiligen Serie.

Erfolgsfaktor 2: Ressourcenmanagement – wer, wann, wo?

Damit der Cut-over gelingt, braucht es neben Planungskompetenz ein intensives Ressourcenmanagement. Identifizieren Sie möglichst früh die richtigen Mitarbeiter und weisen Sie die Aufgaben zu. Wenn externe Systeme angebunden sind, also beispielsweise Schnittstellen zu Geschäftspartnern bestehen, müssen Sie auch deren Experten ins Boot holen. Die sind oft noch schwerer zu erreichen, darum sollten Sie hier das Timing besonders im Auge behalten.

Apropos Timing: Lassen Sie sich unbedingt bestätigen, dass die Personen zum Zieltermin verfügbar sind. Das Fehlen eines einzigen Beteiligten kann den Go-live verzögern oder sogar auf die Bretter schicken. Bei so vielen Beteiligten – bei Großprojekten leicht 500 und mehr – sind Sie nie vor bösen Überraschungen sicher. Es ist schon öfters vorgekommen, dass Schlüsselmitarbeiter am Stichtag ausgefallen sind oder mit ihrem IT-Equipment nicht arbeitsfähig waren – und wenn es nur das vergessene Netzteil war. Darum braucht es für jede Aktivität eine Backup-Person, die kurzfristig einspringen kann.

Neulinge im Cut-over-Management übersehen manchmal, dass viele Projektbeteiligte beim Go-live außerhalb ihrer regulären Arbeitszeiten ranmüssen. In diesen Fällen braucht es eine Sondergenehmigung von Vorgesetzten und/oder Betriebsrat. Außerdem sind die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten zu beachten – ein kritischer Aspekt vor allem in Deutschland und im angrenzenden Ausland.

Angesichts dieser organisatorischen Tücken braucht es eine ideale Taktung der Aktivitäten auch unter arbeitsrechtlichen Gesichtspunkten. Und wenn dann doch Ausnahmegenehmigungen für einzelne Beteiligte erforderlich sind, hat sich eine Vorlaufzeit von vier bis sechs Wochen für Anfragen beim Betriebsrat als praktikabel erwiesen.

Bei dieser gesamten Planungskomplexität geht nichts ohne unterstützende Projektmanagement-Tools. Wir bei SIRIUS haben spezielle Tools entwickelt, die uns insbesondere beim Steuern der zahlreichen Aspekte des Ressourcenmanagements helfen.

Erfolgsfaktor 3: Eine Generalprobe macht sich bezahlt

Planung und Ressourcen sind in trockenen Tüchern? Das heißt noch lange nicht, dass am Stichtag alles klappt. Drei bis vier Wochen vor dem Start steht die Generalprobe an: Auf einer Kopie der Systemlandschaft spielen die Beteiligten jeden Schritt des Go-lives durch. Der Probelauf dient den Beteiligten als Training und klärt wichtige Fragen: Ist die Vorgehensweise richtig? Stimmen die Aktivitäten? Reicht der veranschlagte Zeitrahmen aus? Sie finden garantiert Aktivitäten, bei denen etwas klemmt, Abhängigkeiten, die niemand auf dem Schirm hatte und Personen, die ihre Aufgabe nicht verstehen.

„Generalproben sind Abkürzungen, keine Umwege.“

– Ulrich Böhmer, Consulting Director

Viele Unternehmen verzichten aus Kostengründen auf eine Generalprobe. Das halte ich für einen Fehler. Wann immer wir eine durchgeführt haben, sagte unser Kunde am Ende: „Diese Generalprobe war der entscheidende Schritt zum erfolgreichen Go-live.“ Eine professionell durchgeführte IT-Migration braucht eine Generalprobe. Ohne Wenn und Aber.

Erfolgsfaktor 4: Das ideale Command Center

In der heißen Phase des Cut-overs laufen alle Fäden an einem einzigen Ort zusammen. Wie sieht das ideale Command Center aus?

Wer einen Blick hinein wirft, fühlt sich an den Kontrollraum von Fluglotsen erinnert: Große Monitore zeigen Cut-over Plan und Kontaktliste. Die Mitarbeiter der Steuerungsmannschaft – bei komplexen Projekten oft bis zu 10 Mitarbeitern – überwachen den Ablauf minutiös und orchestrieren die Beteiligten. Über Audiokonferenzen sind alle wichtigen Ansprechpartner vernetzt. Jeder Beteiligte wird kurz vor seinem Einsatz noch einmal separat kontaktiert, um sicherzustellen, dass er verfügbar ist und weiß, was zu tun ist.

Erfolgsfaktor 5: Kommunikation ist King

Wie bei allen grundlegenden Veränderungen in Organisationen gilt es auch beim Cut-over, alle Stakeholder in der IT sowie in den Geschäftseinheiten kontinuierlich und transparent zu informieren. Und zwar im gesamten Prozess, beginnend bei einem Kick-off, der die unmittelbar Beteiligten auf die Cut-over Phase einschwört.

Das Interesse an Transformationsprojekten ist in jedem Unternehmen generell sehr hoch. Ohne Transparenz entstehen Gerüchte – und die sind immer düsterer als die Wirklichkeit. Klare Kommunikation hat einen weiteren Vorteil: Häufig bemerken projektfremde Mitarbeiter einen Aspekt, der dem Projektteam entgangen ist und geben wertvolle Hinweise für Ergänzungen und Nachbesserungen. Bewährte Kommunikationskanäle sind Cut-over Blogs und Infoletter sowie eine eigene zentrale E-Mail-Adresse als Anlaufstelle bei Rückfragen zum Cut-over.

Titelbild: © tomertu/iStock