Das Tablet im Haus erspart den Techniker?!

Mobile Maintenance: Der Gesamtprozess muss stimmen

Ausgestattet mit Tablet-PCs sollen die mobilen Servicetechniker von morgen ihre Aufgaben schneller erledigen. Die Chancen dafür sind da. Doch wer genauer hinsieht, erkennt: Das Tablet spielt in der Praxis nur eine Nebenrolle.

Erinnern Sie sich noch an Windows CE? Bereits in den 1990ern, zur Zeit der PDAs, entwickelte sich die Idee der mobilen Instandhaltung. Durchgesetzt hat sie sich damals nicht. Zu umständlich die Bedienung der Geräte, zu unklar der Nutzen. Heute lassen sich mobile Endgeräte intuitiv bedienen und sehen schick aus. Viele Unternehmen gehen daher wie selbstverständlich davon aus, dass sich nun auch plötzlich der Nutzen einstellt. Und tatsächlich: Richtig angewendet, kann Mobile Maintenance nicht nur Geld sparen, sondern das gesamte Konzept der Instandhaltung optimieren. Aber dafür reicht es nicht, der Belegschaft ein iPad in die Hand zu drücken.

Die wichtigen Erwartungen an Mobile Maintenance

Unternehmen versprechen sich viel von der mobilen Unterstützung ihrer Techniker.

  1. Effizientere Prozesse: Die Vorbereitung der Wartung, die Dokumentation und am besten noch die Instandhaltung selbst sollen schneller gehen. Schließlich können Mitarbeiter gleich direkt an der Anlage ihre Arbeiten erfassen, Doppeleingaben vermeiden.
  2. Anlagenverfügbarkeit verbessern: Eine optimierte Wartung soll Downtimes verringern, eine bessere Kontrolle aller Geräte ermöglichen und das Ersatzteilmanagement optimieren.
  3. Höhere Compliance: Wo Daten direkt erfasst werden, gibt es keine Zettelwirtschaft mehr. Und keine Dokumente, die verloren gehen können.

Wie stark sich der gesamte Wartungsprozess mit einer mobilen Lösung verbessern lässt, hängt von den Rahmenbedingungen ab.

Wäre Mobile Maintenance ein Greenfield-Projekt, ließen sich die oben genannten Erwartungen mit der richtigen Vorausplanung gut erfüllen. Doch fast immer treffen wir als Berater auf eine seit vielen Jahren eingespielte Serviceprozesslandschaft, die es zu berücksichtigen gilt.

„Mobile Maintenance darf nicht als reines IT-Projekt betrachtet werden. Die technische Seite lässt sich sogar am einfachsten umsetzen.“

– Wei-Chien Sun, Business Unit Manager, SIRIUS Consulting & Training AG

Häufig werden die bestehenden, früher papierbasierten Prozesse einfach 1:1 auf eine mobile App übertragen. Der Vorteil ist dann marginal: Das nachträgliche Abtippen handschriftlicher Notizen entfällt. Dafür muss der Techniker ständig ein Tablet dabeihaben, sich für Eintragungen erst mal die öligen Hände waschen – und tippt dann wahrscheinlich langsamer, als er bislang mit dem Stift geschrieben hatte.

Worauf Sie bei der Einführung von Mobile Maintenance achten sollten

Wichtiger als die technischen Endgeräte sind die Menschen und die Daten, die sie verwenden.

  • Stammdaten bereinigen
    Es ist ein ungeliebtes Thema, und das aus nachvollziehbarem Grund: Wer sich bislang wenig um klare Datenerfassungsregeln und Stammdatenpflege gekümmert hat, steht vor einem Berg an Arbeit. Und zwar Arbeit, die vermeintlich wenig Mehrwert bringt und nicht innovativ klingt. Doch um es klar zu sagen: Eine hohe Stammdatenqualität ist die wichtigste Voraussetzung für praktisch alle Projekte der digitalen Transformation. Nicht nur für Mobile Maintenance.
  • Equipment- und Ersatzteilmanagement stringent angehen
    Welche Teile werden für welche Anlage oder für welchen Auftrag benötigt? Das muss auf dem Tablet auf einen Blick ersichtlich sein. Denn wenn sich der Techniker die Infos erst umständlich zusammensuchen muss, hat er nichts gewonnen. Auch das ist ein Stammdatenthema.
  • Eine „Kultur der Auftragsplanung“ einführen
    Die Denkweise in vielen Serviceorganisationen ist papierbasiert. Aufträge werden oft nicht systemseitig geplant, sondern mehr oder weniger spontan an die Techniker verteilt. Das ist pragmatisch und funktioniert einigermaßen gut. Aber dieser Prozess lässt sich nicht einfach mit einem iPad optimieren. Er muss komplett umgestellt werden. Das fängt schon bei der Aufwandsplanung an: Wie lange ein Einsatz dauert, wird oft nur sehr grob geschätzt. Das reicht aber nicht, wenn das System sinnvolle Einsatzpläne anlegen soll. Gleiches gilt für die Prioritätenerfassung zu jedem Auftrag.
  • Change-Management mitdenken
    Große Schulungsaufwände gibt es für mobile Endgeräte und Apps nicht. Viel wichtiger ist aber ohnehin die Vermittlung einer grundlegend anderen Arbeitsweise. Beispielsweise, dass abgeschlossene Arbeiten eben nicht mehr am Ende des Tages ins System eingetragen werden, sondern sofort nach Erledigung. Oder dass Techniker ihre Aufträge nicht mehr morgens vom Vorgesetzten abholen, sondern sich am Tablet selbst die sinnvollsten auswählen. Solche Veränderungen müssen sensibel und offen kommuniziert werden.

Die Einführung von Mobile Maintenance ist eine hervorragende Gelegenheit, die Serviceprozesse neu zu bewerten und dann neu aufzusetzen. Das kommt dann nicht nur der Mobile Maintenance zu Gute, sondern bringt Transparenz in die gesamte Organisation.

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