Wer mit älteren IT-Fachleuten spricht, erntet beim Stichwort „Digitale Transformation“ nicht selten ein abschätziges Achselzucken. „Daten von analog in digital zu verwandeln, dies gab es schon vor dreißig Jahren“, heißt es dann. Doch inzwischen hat sich das Rad weitergedreht. Wir befinden uns derzeit in der zweiten Stufe der Digitalisierung, parallel zu Industrie 4.0.
Hier geht es nun darum, durch Einführung digitaler Technologien Geschäftsmodelle zu verändern bzw. ganz neue zu definieren. Digitale Transformation heißt das Stichwort – zweifelsohne eine andere Dimension als das reine Verwandeln von Informationen in Einsen und Nullen. Deswegen geht es auch nicht mehr nur um Tools, also den rein technischen Aspekt. Die Geschwindigkeit, in der neue Technologien entwickelt werden, und die kontinuierlich steigende Komplexität führen dazu, dass die Einführung von Tools nicht ausreicht.
Mit dem richtigen Mindset Geschäftsmodelle schnell verändern
Das Thema braucht viel mehr eine höhere, strategische Aufhängung. Unternehmen benötigen das entsprechende Mindset, um Geschäftsmodelle schnell zu verändern. Sie müssen die Digitalisierung in ihrer Governance verankern, sonst werden sie auch bei Projekten im Zuge der Digitalen Transformation kein glückliches Händchen haben.
Corporate Governance bezeichnet bekannterweise alle Regeln, Verfahren oder Gesetze, nach denen ein Unternehmen geführt oder betrieben wird. Was macht sie nun zum Erfolgsgaranten für die Digitalisierung? Ganz einfach: Hier werden die Rollen und Verantwortlichkeiten festgelegt, die Prozesse und Strukturen definiert, über die man Digitalprojekte überhaupt top-down steuern und so die neuen, komplexen Herausforderungen bewältigen kann.
Eine Vision definieren und ihre Umsetzung kontrollieren
Das Herangehen an Digitalisierungsprojekte unter Governance-Gesichtspunkten lässt sich anhand von vier Säulen skizzieren:
Über allem steht die Vision einer digitalen Zukunft und damit verbunden die Strategie, wie man dort hingelangt. Hier werden alle Mitarbeiter*innen auf die anstehenden Transformationsprozesse eingestellt. Es gilt, ein strategisches Narrativ zu entwickeln – über aufstrebende Technologien, die sowohl Innovationen wie einen Umbruch in der Branche vorantreiben werden. Weil das angestrebte Ziel einer Digitalen Transformation im Vorhinein oft noch nicht glasklar ist, muss die Devise hier lauten: Der Weg ist das Ziel.
Zweite Säule ist das Aufsetzen eines systematischen Leistungsmanagements, um den Fortschritt während der Digitalen Transformation messen zu können. Im besten Fall errichtet man auf allen hierarchischen Ebenen entsprechende KPI-Dashboards und etabliert Mechanismen, um die Messungen kontinuierlich zu verbessern. Die geschaffene Transparenz über den jeweiligen Fortschritt schafft dabei Vertrauen in die Vorhaben innerhalb der Organisation.
„Digitale Transformation muss man strategisch angehen: sich ein Mindset erarbeiten, klare Ziele stecken und entsprechende Messgrößen definieren, gegen die man seinen Fortschritt dann tracken kann.“
– Daniel Hartmann, Business Unit Manager, SIRIUS
Offener Austausch, Umsetzen einer Fehlerkultur
Damit KPIs keine leeren Hüllen bleiben und letztlich mit den gewünschten Werten gefüllt werden, müssen alle im Unternehmen mitgenommen werden: People & Culture! Wir befinden uns damit im Prozess des „Organizational Change Management“. Das digitale Narrativ wird hier auf die Führungskräfte übertragen. Diese wiederum richten die Organisation auf die digitale Vision aus und leben Transformation vor. So wird das notwendige Skill- und Mindset herausgebildet. Dazu gehören Schulungen und der aktive Einsatz von Social Software, der für offenen Austausch und Umsetzen einer Fehlerkultur sorgt.
Last but not least geht es um die „Contextual Adaption“. Will heißen: Immer einen Blick auf die technologischen Entwicklungen und Trends werfen und sie in die vorgegebene Strategie einfließen lassen. Digitale Transformation ist kein vorgegebener starrer Weg. Sie erfordert vielmehr ein Höchstmaß an Flexibilität. Neue, disruptive Techniken können es nötig machen, dass man sein Ziel kurzfristig nachjustieren muss. Es sei an Heraklit erinnert: Nichts ist so beständig wie der Wandel. Sein Zitat ist angesichts von Megatrends wie Digitalisierung und Globalisierung aktueller denn je.
Immer beweglich bleiben: „Contextual Adaption“
Wie wird Governance in Projekten der digitalen Transformation nun zum Erfolg? Dass die Einbeziehung der Strategie (Strategy Alignment) unabhängig ist, wurde bereits betont. Die Erfahrungen von SIRIUS Consulting zeigen allerdings: Zwischen Unternehmensleitung und Projektmanagement kann unterwegs auch mal das ein oder andere verloren gehen. Folge ist, dass in Digitalisierungsprojekten die Vision bzw. Strategie aus dem Blickfeld gerät. Die Projekte sind damit nicht mehr zielführend und mäandern vor sich hin.
Um nichts dem Zufall zu überlassen, muss sich die strategische Ausrichtung in der Umsetzung – also der Governance der jeweiligen Projekte – ebenso wiederfinden wie in der Fortschrittsmessung. Auf jeder Ebene, top-down von der Unternehmensleitung über das Business Development, Portfolio- und Programmmanagement bis hinunter zu einzelnen Teilprojekten. Zu einem erfolgreichen Digitalisierungsprojekt gehört das Einbeziehen aller Fachbereiche in die Projektorganisation. Und um das Ganze zu beschleunigen, kann es nicht schaden, bei der Implementierung agile Methoden mit anzuwenden.
SIRIUS hat das Thema Governance im Projektmanagement fest verankert, um seine Umsetzung zu garantieren. Einzelne Projektmanagement-Dienstleistungen im Bereich der digitalen Transformation werden dabei übrigens auch „as a Service“ angeboten. So können sich Kunden aus verschiedenen Service-Clustern heraussuchen, was sie benötigen. Sei es nun das Festlegen von Rollen und Verantwortlichkeiten für die Governance-Strukturen oder die Formulierung des Scopes, also: Was ist eigentlich genau der Umfang des Projektes?
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