Digitalisierung: Nicht bloß ein Technikthema

Auf die Individualkompetenz kommt es an und darauf, dass alle mitziehen.

Sein Unternehmen zu digitalisieren, was heißt das eigentlich? Es gibt mannigfaltige Vorstellungen und Zieldefinitionen, die sich damit verbinden. Zudem startet kaum eine Organisation von exakt derselben Ausgangslage.

Der Reifegrad der Firmenstruktur, die bereits erreichte Prozessqualität und IT-Unterstützung sind jedes Mal etwas anders gelagert. Welche Unternehmenskultur herrscht vor, wie gut sind die Voraussetzungen, dass die einzelnen Beschäftigten auch mitziehen? Kurz gesagt: Kaum ein Weg zur Digitalisierung gleicht dem anderen. Das Digitalisierungsprojekt gibt es schlichtweg nicht und seine Umsetzung kann einfach bis höchst aufwändig sein.

So manches visionäre Projekt scheitert in der Praxis

Zumindest eine Strategie aber können sich Unternehmen auf die Fahne schreiben: Die Digitalisierung lediglich über den Einsatz von Software erreichen zu wollen, genügt nicht – ein Tool ist immer nur ein Tool. Es kommt vor allem darauf an, die Menschen als Verbündete mitzunehmen, sie auf das Kommende vorzubereiten, den Nutzen darzustellen und sie zu Mitstreiterinnen und Mitstreitern zu machen. Eine Binsenweisheit zugegebenermaßen, und dennoch: Genau daran scheitert noch immer so manches visionäre Projekt in der Praxis.

Warum das so wichtig ist, liegt auf der Hand. Zum einen sind es schließlich die Beschäftigten, die von den Veränderungen, Transformationen und oft auch Umwälzungen im Rahmen einer Digitalisierung betroffen sind, unmittelbar oder auch nur mittelbar. Sie müssen mit der neuen Lösung arbeiten oder sich in den neuen Prozess einfügen. Die Art und Weise, wie diese zukünftig arbeiten werden, verändert sich. Ziehen sie nicht mit oder boykottieren sie das Vorhaben gar (wenn auch nur innerlich), so hat das Unternehmen ein Problem und negative Auswirkungen auf Services, Produkte und angestammte Märkte sind sehr wahrscheinlich. Deshalb muss man seine Teammitglieder in die Lage versetzen, zu erkennen und zu verstehen, warum etwas geändert wird, wie dies geschieht und – das wichtigste – welchen Nutzen sie konkret selbst davon haben.

Nutzen vermitteln und individuelle Digitalkompetenz aufbauen

Viele Menschen verbringen einen nicht unbeträchtlichen Anteil ihrer Arbeitszeit mit Routineaufgaben und papierbasierenden Prozessen, etwa dem manuellen Übertragen von Informationen aus einem in das nächste Softwaresystem. Oder sie gleichen Daten aus einer Eingangsrechnung mit dem Stammdatensatz im ERP-System ab, und dies nicht nur einmal, sondern viele hundertmal am Tag. Was würden sie wohl dazu sagen, wenn ihnen ein neuer Prozess/eine neue Software diese stupide Tätigkeit abnimmt und sie sich künftig auf anspruchsvollere, werthaltige Tätigkeiten konzentrieren können? Ein Nutzen, der durchaus leicht zu vermitteln ist.

Gruppenweiterbildungsangebote zu allgemeineren Themen sind erste Schritte, um wichtige Grundlagen zielgruppenspezifisch zu vermitteln: Was ist mit Digitalisierung gemeint? Was ist Automatisierung? Welche Vorteile bringen sie hinsichtlich der Zufriedenheit unserer Kunden und unserer eigenen Arbeitsprozesse in Produktion, Verwaltung etc.?

Gleichzeitig gilt es dabei, die größten Kritiker einbeziehen und möglichen Ängsten aktiv zu begegnen. Denn die gibt es immer wieder: Angst um den Arbeitsplatz und Bedenken, dass man selbst wegrationalisiert wird. Auf dem Weg zur Digitalisierung muss jedes Unternehmen seinen Beschäftigten eine Sicht auf die eigenen Fähigkeiten vermitteln. Darauf, wie sie das Unternehmen künftig unterstützen und dabei zu einer höheren Wertschöpfung beitragen können. Wer dies erkennt, kann auch überzeugend auf seine Kolleginnen und Kollegen einwirken – ein sich selbst verstärkendes System, wodurch die Digitalisierungsstrategie auf allen Ebenen weiterentwickelt und gemeinsam bewältigt wird.

„Bei der Digitalisierung muss man den Input der Beschäftigten immer ernst nehmen. ,Ein „So könnte es gehen“ ist immer besser als ein „Das geht so nicht“.“

– Dr. Thorsten Hackfort, Partner bei HR-Expertgroup Executive Search & Consulting

Groß denken, realistisch planen und umsetzen

Wenn die Geschäftsführung nicht glaubhaft vorlebt und vermittelt, was mit einem Digitalisierungsprojekt verbunden ist, dürften es auch die Beschäftigten nur schwer nachvollziehen können. Deshalb gilt es, von höchster Ebene aus zu kommunizieren, was man erreichen möchte. Anschließend sollte man repräsentative Arbeitsgruppen aus den betroffenen Bereichen formieren, in der Regel Key-User oder Prozessverantwortliche. Dadurch ergibt sich ein vollständiges und zutreffendes Bild des Status Quo, auf dessen Basis die gewünschten Ziele sehr konkret dargestellt werden können.

Bei der Umsetzung gilt wie so oft das Pareto-Prinzip, spricht die 80/20-Regel. Ein möglicher Weg wird skizziert und vorgeschlagen, dabei aktiv Feedback eingeholt und dies als Rahmenparameter ins Projekt eingebaut. Sind erste Erfolge zu verzeichnen, schließt sich die Lücke zur 100-prozentigen Zielerreichung des Digitalisierungsprojektes umso einfacher. Anders formuliert: Man sollte groß denken, aber smart und realistisch planen und umsetzen, mit klaren Meilensteinen und vorausschauender Beobachtung. Wie steht es um das Projekt, was hat man erreicht welche sind die nächsten Schritte? Hat sich die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens im Zuge des Digitalisierungsprojektes bereits erhöht? Solche Infos gilt es engmaschig als Feedback an alle Beteiligten zu kommunizieren.

Stichwort Feedback: Vielleicht möchte auch nicht jede(r) mit den eigenen Bedenken sofort an die innerbetriebliche Öffentlichkeit. Deshalb nimmt man Pro- und Contra-Argumente am besten anonym entgegen, macht sie aber in der Fachabteilungen bekannt. Im Grunde kommt es vor allem darauf an, die Beschäftigten zu konstruktiver Kritik zu motivieren. Ein „So könnte es gehen“ ist immer besser als ein „Das geht so nicht“. Das Digitalisierungsteam muss den Input der Beschäftigten immer ernst nehmen, auch wenn es nicht jeden Vorschlag berücksichtigen kann.

Durch Wertschätzung motivieren

Man staunt, welches Kreativpotenzial auf der Straße Richtung Digitalisierung in den eigenen Beschäftigten steckt, wenn es nur gelingt, sie durch Wertschätzung zu motivieren. Durch Mitgestalten im Projekt, richtiges Zuhören durch die Führungskraft, den Aufbau individueller Digitalkompetenz beim Einzelnen. So entwickeln sich fast immer einzelne Leuchtturm-Figuren, die ihren Erfahrungszuwachs nicht nur als persönliche Weiterentwicklung betrachten, sondern ihn auch in ihrer neuen Multiplikatorfunktion im Unternehmen potenzieren. Wenn man dann noch Erfolge gemeinsam feiert (oder zum Beispiel für Ideen, die es bis zur Realisierung gebracht haben, einen Kino- oder Restaurantgutschein spendiert), hat man alles richtig gemacht: Alle ziehen mit am Strang Richtung Digitalisierung, ganz unabhängig von der Ausgangslage oder konkreten Zielformulierung.

Zu guter Letzt: Der Weg zur Digitalisierung endet nicht mit Beendigung des Projekts. Vielmehr sollten auch anschließend die benötigten Kompetenzen möglichst breit gestreut aufgebaut werden. Parallel empfiehlt es sich meist auch, strategisch passende Persönlichkeiten, die den Weg bereits kennen und mit ausreichend Kompetenz und Erfahrung ausgestattet sind, von außen ins Team zu holen. Es ist davon auszugehen, dass sich das nächste Digitalisierungsprojekt bereits abzeichnet und das erkannte Potenzial macht schnell Lust auf mehr. Denn Digitalisierung beschäftigt Unternehmen heutzutage permanent. Die damit verbundenen Aufgaben werden deshalb in die DNA jeder zukunftsorientierten Organisation eingehen.

Titelbild: © gremlin/iStockPhoto