Gut geplant: In 7 Schritten zu effizienten Projekten

Warum die IT-Projektplanung so wichtig ist

Der Zeitrahmen ist überschritten, die Kosten ufern aus und die linke Hand weiß nicht, was die rechte tut? IT-Projekte scheitern oft, weil die Planung unterschätzt wird. Dabei ist eine strukturierte Vorbereitung zu Beginn des Vorhabens ein entscheidender Faktor für den gesamten Projekterfolg.

Welches Projekt braucht wie viel Planung? Der Umfang ist jeweils von der Projektgröße und -laufzeit abhängig. Ein großes, komplexes IT-Projekt erfordert natürlich einen größeren organisatorischen Rahmen, mehr Dokumentation, Templates, Meilensteine und Quality Gates als ein kleines Projekt mit kurzer Laufzeit und wenigen Beteiligten.

Aus eigener Erfahrung weiß ich: Der Spagat zwischen zu viel und zu wenig Planung ist in der Projektarbeit oft schwierig. Hilfreich sind eine gute Grundlage an Vorgehensmodellen, Tools und Templates im Projektmanagement sowie gesammelte Erfahrungswerte. Für Projekte mit hohem Planungsbedarf haben sich zudem bestimmte Vorgehensweisen bewährt, die den gesamten Projektverlauf positiv beeinflussen.

In sieben Schritten bringen Sie Ihre Projekte auf den richtigen Weg:

  1. Einen organisatorischen Rahmen schaffen

In jedem Projekt ist es erforderlich, dass alle Beteiligten, ihre Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Erstellen Sie ein Projekt-Organigramm, das die Zusammensetzung der Teams klar veranschaulicht. Zudem empfiehlt es sich, eine Projekt-Methodologie und Arbeitsrichtlinien zu vereinbaren. So schaffen Sie einen organisatorischen Rahmen und stellen sicher, dass alle aufeinander abgestimmt vorgehen und Dokumente einheitlich strukturieren. Im Idealfall arbeiten die Teams auf einer Kollaborationsplattform zusammen, sodass alle Ergebnisse und Unterlagen an einer Stelle gebündelt sind. Daraus lässt sich schließlich auch ein aussagekräftiges Reporting-Dashboard erstellen.

  1. Teilziele definieren

Eine belastbare Planung mit Meilensteinen, Arbeitspaketen und Quality Gates ist für das Projektmanagement unerlässlich. Nur so lässt sich ein avisierter Endtermin auch einhalten. Die Kunst besteht dabei darin, sich nicht in Details zu verlieren. Dennoch sollten Sie alle relevanten Zusammenhänge berücksichtigen. Dann behalten Sie den Überblick, welche Ressourcen benötigt werden und wie die einzelnen Arbeitspakete voneinander abhängen.

  1. Projektbudgets planen und ein effizientes Projektcontrolling aufsetzen

Jedes Projekt wird mit einem gewissen Budget genehmigt. In der Projektplanung legen Sie konkret fest, wie das Budget auf die verschiedenen Projektphasen verteilt wird. Im gesamten Projektverlauf ist es notwendig, die anfallenden Kosten stetig nachzuverfolgen. Dann lassen sich Abweichungen schnell erkennen und Sie können entsprechend gegensteuern.

  1. Das Projektteam an Bord holen

Zu Beginn eines Vorhabens sollten Sie das Projekt allen Beteiligten in einem gemeinsamen Kickoff-Meeting vorstellen. Es ist wichtig, alle Teammitglieder frühzeitig einzubinden. Nur so können sie ein gemeinsames Verständnis für das Projektziel, die definierten Meilensteine und die organisatorische Zusammenarbeit innerhalb des Teams entwickeln.

  1. Risiken berücksichtigen und managen

In einem Projekt lässt sich nicht alles planen. Oft treten bestimmte Unwägbarkeiten auf, beispielsweise ein unerwarteter Personalengpass. Dennoch sollten Sie bereits im Vorfeld mögliche Risikofaktoren identifizieren und bewerten: Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass dieser Fall eintritt? Welchen Einfluss hat er auf das Projekt? Wie lässt sich das Risiko vermeiden? Überprüfen Sie mögliche Gefahrenquellen in jeder Projektphase. Ein stetiges Risikomanagement gibt Ihnen Sicherheit und sensibilisiert Sie für Unvorhergesehenes.

  1. Projektergebnisse transparent machen

Wenn Sie zu Projektbeginn die gewünschten Ergebnisse eindeutig festlegen, können Sie den Fortschritt später kontinuierlich überwachen. Setzen Sie dabei am besten auf Dashboards mit weitgehend automatisierter Reporterstellung. Damit lassen sich bestimmte Parameter und Kennzahlen des Projekts einfach verfolgen und Sie behalten den Zeit- und Kostenrahmen jederzeit im Blick. Nötige Korrekturen lassen sich aus den Reports schnell ablesen.

  1. Stakeholder und Projektbeteiligte regelmäßig informieren

Während eines Projektes ist die Kommunikation das A und O. Teams müssen sich untereinander besprechen, aber auch mit dem Projektmanagement abstimmen. Ebenso erwartet der Lenkungsausschuss regelmäßig kumulierte Statusberichte. Legen Sie deshalb bereits in der Planungsphase eine sinnvolle Meeting- und Kommunikationsstruktur fest. Wenn Sie dabei sowohl die erforderliche Bottom-up- als auch Top-down-Kommunikation berücksichtigen, sind alle Projektbeteiligten immer gleichermaßen gut informiert.

„Unterschätzen Sie die Projektplanung nicht! Alle Faktoren, die Sie im Voraus gut durchdenken, führen Ihr Projekt anschließend zum gewünschten Ergebnis.“

– Karola Pirkl, Senior-Projektmanagerin, SIRIUS

Projektplanung als Managed Service

Eine gute Projektplanung ist zeitaufwändig und kann nicht einfach nebenbei im späteren Projektverlauf durchgeführt werden. Es empfiehlt sich unbedingt, von vorne herein eine intensive Planungsphase zu berücksichtigen. Denn die Zeit, die Sie zu Beginn für eine belastbare Planung aufwenden, sparen Sie im weiteren Projektverlauf schnell wieder ein. Sie vermeiden Stolpersteine und sorgen dafür, dass alle Teammitglieder zielführend zusammenarbeiten.

Sie haben aber nicht die nötigen Ressourcen für umfassende Projektplanungen? Bestimmte Leistungen im Projektmanagement bietet SIRIUS als Managed Service zum Festpreis an. Das gilt auch für die IT-Projektplanung. Die Vorteile liegen in messbaren Ergebnissen und transparenten Kosten. Daneben profitieren die Kunden von jahrelanger Erfahrung und Best-Practice-Lösungen.

Titelbild: © AndreyPopov/iStock