Ich will offen sein: Als die Coronakrise akut wurde, hatten auch wir bei SIRIUS unsere Bedenken, wie gut unser Geschäft weiterhin funktionieren würde. Nicht so sehr wegen unserer eigenen Prozesse – wir sind die Arbeit in virtuellen, international verteilten Teams gewohnt. Unsere gesamte Infrastruktur sowie alle wichtigen Business-Systeme sind online in der Cloud verfügbar und alle Prozesse grundsätzlich ortunabhängig nutzbar. Aber würden auch unsere Kunden bereit sein? Zum Teil steuern wir IT-Projekte mit mehr als zehn SIRIUS-Kollegen plus noch einmal so viele auf Kundenseite. Selbst in den komplexeren Projekten lief die Zusammenarbeit aber bereits nach kurzer Einspielzeit richtig gut. Manche Kunden haben innerhalb weniger Tage für die halbe Belegschaft Collaboration-Systeme wie Microsoft Teams eingeführt oder in großem Stil stabile VPN-Verbindungen eingerichtet.
Die Roadmap überdenken
Es sind Dinge, die viele seit Langem auf der Agenda hatten, aber eben mit niedriger Priorität. Corona hat diese Prioritäten auf einen Schlag verschoben. Eine flexible, digitale Prozesslandschaft wurde plötzlich zum A und O, damit die Mitarbeiter auch in solchen Ausnahmesituationen weiter produktiv bleiben können.
„Wir sehen Unternehmen, die in den letzten drei Wochen mehr in die Digitalisierung investiert haben, als in den drei Jahren davor.“
– Marco Gubala, Business Unit Manager, SIRIUS
Fast jeden Tag fällt mir ein weiteres Beispiel dafür auf, welche Chance die derzeit missliche Lage bietet. Timings in einzelnen IT-Projekten sind gefährdet und bedürfen kreativer Lösungsansätze. Zum einen tun sich aber auch neue Gelegenheiten auf. Muss Projekt X zunächst gestoppt werden, lassen sich die freien Kapazitäten plötzlich auf Projekt Y verteilen, das bisher auf die lange Bank geschoben wurde. Und zum anderen starten jetzt voller Elan strategische Initiativen, die längst überfällig waren.
Der Druck zum Digitalisieren ist da – in allen Prozessen
Das macht sich vor allem bei Themen wie dem Incident Management, Demand Management, sowie dem Change und Release Management bemerkbar. Zwar ist die digitale Transformation als Schlagwort bereits ein alter Hut. Aber in der prozessualen Realität verfügen unheimlich viele Unternehmen beispielsweise nach wie vor nicht über zentrale ticket-basierte Prozesse.
Jetzt ist die Bereitschaft da, hier etwas zu ändern. Die Unternehmen spüren ganz konkret und am eigenen Leib, welche Vorteile digitale Prozesse im IT-Servicemanagement haben. Für IT-Leiter sind das wertvolle Erkenntnisse, die sie auch lange nach der Krise nutzen dürften.
Ich empfehle Ihnen, jetzt vor allem auf diese drei Punkte zu achten:
- Prüfen Sie, welche Ihrer Prozesse noch weitgehend manuell ablaufen.
Nie fielen solche Abläufe so stark ins Auge wie jetzt. Beispielsweise werden Anforderungen der Fachbereiche häufig noch telefonisch an den persönlichen Kontakt aus der IT-Abteilung übergeben, bestenfalls vielleicht per Word-Formular. Wenn die IT jetzt aber im Homeoffice sitzt und jeder Einzelne isoliert arbeitet, fehlt so der Gesamtüberblick. Wenn Sie Ihre Engpässe kennen, können Sie selbst effektiv gegensteuern oder wir können Ihnen bei der Beseitigung helfen. - Kommunizieren Sie mehr.
In jedem IT-Projekt sind regelmäßige Statusmeetings wichtig. Wenn alle Mitarbeiter verteilt sind, ist das entscheidender denn je. Setzen Sie neben wöchentlichen Videocalls mit dem Gesamtteam auch auf tägliche Kurzbesprechungen. Greifen Sie hier stärker moderierend und steuernd ein. Seien Sie generell näher dran an Ihren Kollegen und deren Arbeitsergebnissen. Wichtig: Stellen Sie klar, dass es dabei nicht um Kontrolle geht, sondern um Transparenz und Austausch, die auch dem Mitarbeiter hilft. Und damit sind wir schon beim nächsten Punkt. - Ermöglichen Sie zeitliche Unabhängigkeit.
Momentan sehen sich viele Arbeitnehmer mit einer Doppel- oder Mehrfachrolle konfrontiert. Neben der Arbeit im Homeoffice sind sie auch Heimlehrer und Kinderbetreuer. Vor diesem Hintergrund sind die sonst üblichen Kernarbeitszeiten kaum realistisch. Stellen Sie sich dem nicht entgegen, sondern setzen Sie auf offene Gespräche: Jedem muss bekannt sein, wer wann am besten arbeiten kann, um sich darauf einzustellen. So kommt es nicht zu Engpässen und die Mitarbeiter sind entspannter.
Die Corona-Situation ist ein Stresstest für die interne Infrastruktur und Organisationen im Allgemeinen. Aber die Maßnahmen, die jetzt ergriffen werden, um einen funktionierenden Unternehmensalltag zu gewährleisten, werden sich später auszahlen. Prozesse werden reibungsloser und effektiver. Die Kommunikation wird einfacher und schneller. Unternehmen flexibler und transparenter. Und so könnten wir am Ende alle gestärkt aus dieser Krise hervorgehen.
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