Fehlerfaktor Mensch

7 Gründe, warum IT-Projektmanagement scheitert – 2/2

Zu viel Vertrautheit kann ein IT-Projekt gefährden. Zu viel Distanz auch. Klingt unlogisch? Dann sollten Sie weiterlesen.

Im vorherigen Beitrag haben wir bereits vier Hürden betrachtet, an denen IT-Projekte immer wieder scheitern. Wir hatten Ihnen aber sieben versprochen! Heute betrachten wir Fehler, die selbst erfahrenen Projektleitern immer wieder unterlaufen.

Grund 5: Wichtige Steuerungsinstrumente fehlen.

Dieser Punkt ist so wichtig und wird so oft missachtet, dass wir ihn in einem eigenen Beitrag näher beleuchtet haben. Ohne ein Steering Committee – also ein Steuerungsgremium, das Konflikte im Projekt löst und übergeordnete Entscheidungen trifft – werden Sie wahrscheinlich scheitern. Die meisten Auftraggeber erkennen die essenzielle Rolle des SteerCo aber oft nicht. Es wird daher entweder nur pro forma implementiert, ohne tatsächlich etwas zu bewirken. Oder erst dann eingerichtet, nachdem bereits ein Konflikt entstanden ist. Beides ist fatal. Projektleiter müssen sich daher notfalls gegen den Widerstand der Geschäftsleitung durchsetzen. Das gilt auch schon bei kleinen, aber wesentlichen (IT-)Projekten.

Grund 6: Die Endanwender werden nicht (genügend) einbezogen.

Projektteams bilden oft eine eingeschworene Gemeinschaft. Das ist zunächst ganz grundsätzlich ein wünschenswerter Zustand und sichert eine vertrauensvolle und effektive Zusammenarbeit im Projekt. Sie sollten aber auch diejenigen einbeziehen, die am Ende die neue Software oder den neu gestalteten Prozess verwenden werden. Viele Projekte enden leider mit einer simplen E-Mail. Darin erfahren die Anwender, wann die Umstellung erfolgt, was sie künftig nicht mehr tun dürfen und wie sie stattdessen arbeiten müssen. Damit ist das Projekt zwar formal abgeschlossen, aber es ist zugleich auch eine Abwehrhaltung bei den schlussendlich Betroffenen des Projektergebnisses entstanden, den eigentlichen Nutzern, die sich hinterher nur schwer auflösen lässt. Daher sollten Sie den Endanwendern von Beginn an vermitteln, welchen – idealerweise persönlichen – Nutzen jeder Einzelne daraus ziehen kann. Mit einem stringenten Organizational Change Management machen Sie aus Veränderungsunwilligen regelrechte Mitstreiter für Ihre Sache. Mindestens aber kennen Sie im Vorfeld bereits die weniger Begeisterten – und können diese rechtzeitig in Betracht ziehen und (an)steuern. Was Sie im Vorfeld im Change Management sparen – oder besser gesagt sträflich vernachlässigen – müssen Sie in der Regel hinterher mit doppeltem Aufwand nachholen.

„Wieviel Sorgfalt würden denn Sie in ein Projekt stecken, das Sie nach dem Setup nicht wieder zu Gesicht bekommen? Und wieviel in ein Projekt, das Sie durchgängig begleiten? Eben.“

– Chris Kohlsdorf, Member of the Management Board, SIRIUS

Grund 7: Die Projektbeteiligten wahren zu wenig Distanz.

Wenn sich die Beteiligten zu gut verstehen, ist das schlecht für Ihr IT-Projekt. Das klingt paradox: Sollte ein harmonisches Miteinander nicht eigentlich das Ziel der Zusammenarbeit sein? Ist es nicht sogar entscheidend, dass die Kollegen an einem Strang ziehen? Ja und nein. Gerne „verbrüdern“ sich Zulieferer, beteiligte Mitarbeiter und (externe) Projektleiter im Laufe der Wochen regelrecht – und das senkt die Kritikbereitschaft. Doch offene Kritik und sachlich ausgetragene Konflikte sind elementar in jedem Projekt! Werden sie aus Harmoniesucht vermieden, schwelen sie weiter. Und irgendwann kommt der große Knall. Der Projektleiter muss also die Balance zwischen gutem Teamwork und professioneller Distanz herstellen und beibehalten.

IT-Projekte sind nicht nur ein technisches Thema

Nur sehr wenige Unternehmen gehen ein IT-Projekt blauäugig an. Doch viele sehen die Risiken vor allem in der Umsetzungsmethodik und den eingesetzten Technologien und Tools. Ich hoffe, ich konnte Ihnen einen Eindruck davon vermitteln, dass die eigentlichen Schwierigkeiten oft an ganz anderer Stelle lauern.

Sie haben ähnliche oder ganz andere Erfahrungen gemacht? Ich würde mich freuen, davon zu hören!

Titelbild: © izusek/iStock