PM: So geht’s entspannt

Effektivere IT-Projekte mit SharePoint-Templates

Unausgesprochene Erwartungen, mangelnde Kommunikation, fehlende oder veraltete Informationen: Selbst, wer schon viele IT-Projekte gesteuert hat, sieht sich immer wieder den gleichen Hürden gegenüber. Dabei kann ein einfaches Tool vieles erleichtern.

Ordnung ist das halbe Leben, sagt man. Im Projektmanagement können Sie „Ordnung“ auch durch „eine gute Planung“ ersetzen. Schön und gut, nur: Gerade bei IT-Projekten hilft der beste Plan nichts, wenn ihn die Beteiligten nicht einhalten. Das hat nichts mit Verweigerung zu tun; oft sind die genauen Aufgaben und Pflichten einfach unklar. Als unwichtig erachtete Details – wie die Dokumentation einzelner Arbeitsschritte – bleiben da im Eifer des Projekts leicht auf der Strecke. Die Crux an der Sache? Gerade größere IT-Projekte sind Teamsache. Wenn da nur ein Mitglied seine Dokumentation zu spät oder ungenau abliefert, verzögert sich unter Umständen das gesamte Projekt. Oder das Team geht davon aus, dass sämtliche Workstreams perfekt laufen, während in Wirklichkeit noch eine wichtige Freigabe aussteht, die den Zeitplan gefährdet.

Kollaborative Plattform für alle Projektbeteiligten

Ein einheitliches Reporting ist ein wichtiges Mittel, um das zu verhindern. Wir haben für unsere Kunden aber noch ein weiteres Tool für eine erfolgreiche Projektsteuerung aufgesetzt: ein stringentes SharePoint-Template. Damit setzen wir zu Projektbeginn eine umfassende, leicht nachvollziehbare und vor allem für alle Beteiligten einsehbare Plattform auf. Darüber können die Teammitglieder untereinander und mit ihren SIRIUS-Beratern zusammenarbeiten sowie Zuständigkeiten, Zeitpläne, To-dos und vieles mehr im Blick behalten.

„SharePoint ist ja nun nichts Neues“, werden Sie jetzt vielleicht sagen. Und genau das ist der Vorteil! Weil die meisten Unternehmen das Microsoft-Tool ohnehin längst nutzen, können wir die grundlegende Projektstruktur sehr schnell einrichten – und die Anwender fühlen sich bereits wie zu Hause. Allein schon aus Datenschutzgründen bleiben die Informationen nämlich alle in der Umgebung unseres Kunden.

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„Viele Projektmitarbeiter speichern wichtige Informationen lokal ab. Dann sind sie für das Projekt aber tot – schließlich weiß sonst niemand im Team davon. SharePoint ändert das Prinzip: Was hier nicht gepflegt ist, gilt als nicht erledigt. So bekommt man das Commitment, das für Projektleiter so wichtig ist.“

– Otto Flake, Senior Consultant, SIRIUS

Transparenz ab Projektbeginn

Steht das System, gibt es eine kurze Einführung. Mehr braucht es nicht, damit fortan jeder Projektmitarbeiter weiß, welche Informationen er wann, wo und in welcher Form eintragen sollte. Jeder Kollege sieht, welche Action Items er zu erledigen hat. Und kann mit einem Klick die Bearbeitung bestätigen. Das geht natürlich auch mobil, per Smartphone. So banal das alles klingen mag, so durchschlagend ist der Effekt. Die Komplettübersicht und einfache Bedienung sorgen nämlich dafür, dass jeder Mitarbeiter seine Arbeitsschritte tatsächlich dokumentiert und somit das Projekt am Laufen hält. Die Abstimmungen innerhalb des Teams gehen deutlich schneller und es tauchen viel weniger Rückfragen auf.

Die Struktur der SharePoint-Umgebung ist simpel gehalten. Die Deliverables, die Projektorganisation, die Mitglieder, die Meetingprotokolle: All das ist in separaten, sofort auffindbaren und interaktiven Listen hinterlegt. Prozesse lassen sich kundenindividuell definieren. Nehmen wir als Beispiel einen Scope Change: Wer darf den einbringen? Wer muss genehmigen? Gibt es ein 4-Augen-Prinzip? Solche Definitionen und Workflows werden zu Projektbeginn implementiert. Fehlt eine Freigabe oder wird ein Feld falsch ausgefüllt, lässt sich der entsprechende Eintrag gar nicht erst speichern.

Die Einstiegsseite dient als personalisierbares Dashboard. Hier kann sich jeder Mitarbeiter genau die Informationen anzeigen lassen, die für ihn wichtig sind. Der Projektleiter will beispielsweise sofort wissen, welche Action Items noch nicht zugewiesen sind. Oder welcher Workstream bereits fertig oder noch in Bearbeitung ist. 

Darauf ist Verlass

Inzwischen haben wir unser SharePoint-Template in zahlreichen Projekten genutzt. Die Rückmeldung ist jedes Mal fantastisch. Kein Wunder: Schließlich erleichtert es jedem die Arbeit. Jedes Teammitglied weiß jederzeit genau, was von ihm erwartet wird, bis wann er welche Aufgabe zu erledigen und wie er sie zu dokumentieren hat. Projektleiter müssen niemanden mehr erinnern, sondern können sich noch besser auf ihr Team verlassen. Angenehmer Nebeneffekt: Die Vorbereitung für das nächste Statusmeeting ist im Handumdrehen erledigt. Schließlich sind ja alle dafür nötigen Informationen zentral verfügbar. Und immer aktuell, weil die mobile Nutzung auch die Hürde senkt, sich erst am PC einloggen zu müssen.

Dass wir die Arbeitsplattform für unsere Kunden in SharePoint aufsetzen, war eine naheliegende Wahl. Es bietet alle nötigen Funktionen und wird von praktisch jedem unserer Kunden verwendet.

Titelbild: © dorian2013/iStock