Praxis-Tipp "Test-Management"

Management, Tracking und Reporting mit SharePoint

Es kommt der Zeitpunkt, an dem sich Testprozesse nicht mehr allein mit Excel managen lassen oder es einfach zu lange dauert, bis Sie Ihr Test-Reporting in PowerPoint gebracht haben. Dann stellt sich die Frage nach geeigneten Tools. Es sei denn, Sie haben längst eins – ohne es zu wissen.

Die Einführung neuer Software bedeutet immer Investition von Zeit und Geld. Das gilt natürlich auch für Test-Management-Tools. Wenn Sie allerdings ohnehin schon Microsofts SharePoint benutzen, haben Sie bereits die nötige Software in Ihrem Unternehmen. Denn die webbasierte Plattform ist als universelles Projektmanagement-Werkzeug einsetzbar und den gestiegenen Anforderungen des Test-Managements bestens gewachsen. Und wenn Sie sie geschickt mit Excel und PowerPoint kombinieren, haben Sie sogar ein hervorragendes Tool für Ihr Test- und Issue-Tracking.

Gestiegene Anforderungen an das Test-Management

Standort- und unternehmensübergreifende Teams sind heute, gleich in welcher Art Projekt, gang und gäbe. Projektmanagement, und damit auch das IT-Test-Management, funktioniert kollaborativ von verschiedenen Orten und zu verschiedenen Zeiten.

Ein modernes Test-Management-Tool muss darauf Rücksicht nehmen. Als Plattform für Kollaboration, Web-Content-Management und Dokumentenmanagement besitzt SharePoint die nötigen Funktionen. Damit lassen sich auch ohne zusätzliche Test-Management-Tools Test-Projekte umfassend managen – und in Kombination mit Excel und PowerPoint automatisiert managementtaugliche Präsentationen für das Tracking und Reporting erstellen.

Die Grenzen von Excel

Ein Test-Management-Verfahren, das nur auf Excel-Listen basiert und keine kollaborativen Funktionen besitzt, weist bestimmte Schwachstellen auf. Schwächen, die zu Zeitfressern werden.

Test-Management auf Excel-Basis ohne kollaborative Funktionen frisst Zeit und Ressourcen.

  • Der aktuelle Stand der Testphase muss aus einem Wust an E-Mails herausgesucht werden.
  • Personalisierte Aufgabenlisten müssen von Hand zusammengestellt werden.
  • Dateien unterschiedlichster Kategorien und Typen werden unstrukturiert auf Serverpfaden hinterlegt, oft mehrfach und ohne Versionsverwaltung.
  • Die unstrukturierten Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien lassen sich aufgrund fehlender Metadaten und Volltextindizierung nur sehr schwer finden.
  • Für den reibungslosen Verlauf nötige Workflows lassen sich nicht implementieren.

Wie Test-Management mit SharePoint besser geht

Wenn Sie Excel mit SharePoint kombinieren, können Sie Ihre Test-Managementprozesse schlanker und kollaborativer aufsetzen. Test-Reporting und Test-Tracking übrigens auch. Dazu legen Sie in SharePoint einen Testplan mit Test-Cases an sowie eine Issue-Liste, in der alle Fehler dokumentiert werden. Die Funktionsweise der Listen ist ähnlich wie in Excel. Allerdings bringt SharePoint standardmäßig zusätzliche Funktionen mit.

Beispielsweise kann ein neuer Issue in der Issue-Liste mit dem Test-Case im Testplan verknüpft werden, in dem er aufgetreten ist. Damit wird es möglich, von einem Issue zum zugehörigen Test-Case zurückzuspringen. Außerdem sehr nützlich: das „Assign to“-Feld. Damit kann man ein Issue einem Tester zuweisen. Dieser wird dann per Mail darüber informiert. In SharePoint sind also von vorn herein Workflows integriert, die für das Test-Management nutzbar sind. Und das Tool bringt noch einige andere Vorteile mit. So können Sie:

  • individuelle Views einer Liste einsehen
  • Versionshistorien von Dateien erstellen
  • gleichzeitig in Plänen arbeiten – jeder Tester in den ihm zugewiesenen Issues. Aber auch in einer Liste kann gleichzeitig gearbeitet werden.
  • Listen Anhänge beifügen – Screenshots von Fehlermeldungen an Issue-Listen beispielsweise

Reporting und Tracking mit SharePoint, Excel und PowerPoint

Für ein Test- und Issue-Reporting lassen sich SharePoint, Excel und PowerPoint zu einem äußerst wirksamen Gespann kombinieren. Zunächst muss dazu in SharePoint ein Report-Master aufgebaut werden. In diesen legen Sie Ihren Testplan sowie die Issue-Liste. Für das Reporting und Tracking benötigen diese Listen eine bestimmte Struktur.

Bei SIRIUS definieren wir beispielsweise im Testplan verschiedene Testtypen, an welchen Standorten der Test durchgeführt wird und in welchen Testzyklen sich das Projekt gerade befindet. Die Felder spezifizieren wir nach ihren Werten, beispielsweise den Status des Tests als „passed“, „failed“ oder „ongoing“.

„Für ein Test- und Issue-Reporting lassen sich SharePoint, Excel und PowerPoint zu einem äußerst wirksamen Gespann kombinieren.“

– Thomas Henkel, Partner, SIRIUS

Reports erstellen Sie folgendermaßen: Sie exportieren die Daten aus den SharePoint-Listen in Excel. Hier werden sie per Pivot-Tabelle analysiert. Die Verknüpfung von Excel- und SharePoint-Listen funktioniert standardmäßig. Aus Excel wiederum können Sie die per Pivot-Tabelle erstellten Charts mit einem Plug-in – einer Sirius-Entwicklung – automatisiert in PowerPoint übertragen.

Daraus ergibt sich ein großer Vorteil. Innerhalb von Sekunden können Sie dem Management einen Überblick geben: „Wie viele Issues sind in Bereich A noch offen? Wieviel Prozent unserer Testcases haben wir in Bereich B bereits erfüllt?“ Alles, was man an Reports aus den Rohdaten herausbekommen kann, ist auf Knopfdruck in PowerPoint als Chart darstellbar. So lässt sich auch ein Test- und Issue-Tracking leicht realisieren: „Wie viele Test-Cases waren in einem bestimmten Zeitfenster geplant und wie viele haben wir bis jetzt wirklich ausgeführt?“ Mit dem Mechanismus zwischen SharePoint, Excel und PowerPoint beantworten Sie dem Management diese Frage in Sekunden.

„Für User-Acceptance-Tests haben wir schon Test-Management-Tools zugunsten von Sharepoint aufgegeben.“

Alles andere als eine Verlegenheitslösung

Sicherlich bedeutet der Aufbau des Reportings zunächst einige Arbeit. Sie müssen wissen, welche Reports Sie in PowerPoint sehen wollen, die passenden Pivot-Tabellen in Excel aufbauen und ein Template in PowerPoint erstellen, in dem eben jene Reports vordefiniert sind. Dann binden Sie die Excel-Pivots ein. Der Aufwand allerdings zahlt sich im Nachhinein aus. Auch für uns bei Sirius ist das Test-Reporting und Test-Tracking und Test-Management auf Basis von SharePoint ist alles andere als eine Verlegenheitslösung und ununterbrochen im Einsatz.

Titelbild: © Stocker top/shutterstock