Stau voraus?

Wie Sie mit einem guten Projektreporting jedes Hindernis umfahren

In den meisten Projekten stockt es zwischendurch mal – und oft merkt man das erst, wenn es soweit ist. Das ist ärgerlich und unnötig. Mit einem guten Projektreporting kommen Sie dennoch rechtzeitig ans Ziel. Worauf Sie achten müssen.

Das Projekt hakt. Der externe Kollege hat seine Abgabefrist verpasst. Zwar haben Sie tolle Statuslisten, in die er hätte eintragen können, dass es eng wird. Das hat er aber nicht. Und wenn doch, hat keiner darauf geachtet.

Kommt Ihnen das Szenario bekannt vor? So sollte es natürlich nicht laufen – tut es aber vor allem in unternehmensübergreifenden Projekten immer mal wieder.

Ein gutes Reporting ist das Navi des Projekts

Was Sie jetzt brauchen, ist ein standardisiertes Projektreporting, das Sie sicher wie ein Navigationsgerät um alle Hindernisse herumführt – und die beste Route zum angegebenen Ziel findet. Ein Reporting dient nämlich nicht nur dazu, Kunden und Vorgesetzten den Status Quo aufzuzeigen. Genauso wichtig ist es, dass alle Projektbeteiligten wissen, wo sie stehen und in welche Richtung sie steuern müssen, um das Projekt in der vorgegebenen Zeit abzuschließen.

Sechs Merkmale für einen guten Projektreport:

  1. Lesbarkeit
    Statuslisten sind häufig unübersichtlich. Deshalb sollten Sie daraus grafisch anschauliche Reports generieren, mit denen die Beteiligten mit einem Blick alle wichtigen Informationen erfassen. Am besten nutzen alle Bereiche dieselbe Struktur – so ist gewährleistet, dass jeder die Reports versteht.
  1. Aktualität
    Die Reports sollten mit wenigen Klicks generiert werden können – tagesaktuell. So haben alle Beteiligten den aktuellen Stand immer im Blick, ohne sich durch unübersichtliche Statuslisten quälen zu müssen.
  1. Konsistenz und Transparenz
    Die Reports müssen den Istzustand des Projekts zuverlässig abbilden – in allen Projektbereichen von der Planung über die Entwicklung bis zu den Risiken.
  1. Nachvollziehbarkeit
    Jeder Projektbeteiligte sollte verstehen, wie der Report zustande kommt, welche Daten er nutzt und welche er nicht berücksichtigt. Nur dann dient der Report als wichtiges und vertrauenswürdiges Tool, um die Zusammenarbeit zu verbessern.
  1. Standardisierung
    Die Reports aller Bereiche sollten denselben Standards entsprechen. Wenn jeder ein anderes Design oder andere Daten nutzt, leidet die Lesbarkeit und Akzeptanz.
  1. Konstruktive Unternehmenskultur
    Eine gute Unternehmenskultur verbessert auch die Qualität der Reports: Wer sich sicher sein kann, dass er bei Problemen im Projekt zuverlässig Hilfe vom Team bekommt, traut sich auch, die Statusampel auf „rot“ zu stellen.

„Ein gutes Reporting ist die beste Grundlage, um Projekte erfolgreich abzuschließen. Nur wer weiß, wo es hakt, kann konstruktiv Lösungen finden.“

– Daniel Hartmann, Managing Director, SIRIUS

Machen wir bei SIRIUS wirklich ständig aufwendige Projektreports? Ja und nein. Bei kleinen Projekten behalten wir auch so den Überblick und reporten in deutlich kleinerem Umfang. Für alle anderen haben wir ein eigenes Tool entwickelt, den SIRIUSanalyzer. Er extrahiert aus sämtlichen relevanten Excel-Tabellen und weiteren Quellen die nötigen Daten zum Projektstatus, zu akuten Problemen und möglichen Risiken und baut daraus übersichtliche Reports in Powerpoint. Ursprünglich haben wir den Analyzer für das Testmanagement entwickelt. Auch dort leistet er nach wie vor gute Dienste. Doch schnell war klar, dass er für alle Bereiche eines Projekts eine wertvolle Hilfe ist.

Wir nutzen den SIRIUSanalyzer vor allem bei Großprojekten, bei denen wir mit rund 15 bis 20 Workstreams gleichzeitig arbeiten. Da hätten wir sonst keine ausreichende Übersicht über Incidents, Risk, Action Items und Co. Zur besseren Vergleichbarkeit vereinheitlicht das Tool die Daten, gibt so einen Rahmen vor, der auch ein Schönrechnen unmöglich macht. Daraus erzeugt das Tool dann automatisch einen sofort verständlichen, standardisierten Bericht in PowerPoint.

Was läuft schon und was wurde noch nicht getestet? Der Projektstatus ist dank regelmäßiger Reports auf den ersten Blick zu erkennen.

Mithilfe der PowerPoint-Slides können wir – und auch unsere Kunden – den Projektfortschritt Woche für Woche mit einem kurzen Blick vergleichen. Wo stehen wir? Woran arbeiten wir gerade und was sind mögliche Hindernisse für den Projektfortschritt? Wie gut sind wir in Budget und Timeline? Gibt es irgendwo Schwierigkeiten und wie können wir sie lösen? Unseren Kunden garantieren wir so eine hohe Projektqualität – und uns selbst schützen wir vor unliebsamen Überraschungen.

Titelbild: © cihatatceken/iStock